Đối với đa số bạn đọc, Gmail là dịch vụ thư điện tử tốt nhất thế giới. Nhưng tôi dám chắc rằng bạn không nắm hết các thủ thuật sử dụng Gmail một cách hiệu quả. Loạt bài 4 phần với tiêu đề “45 thủ thuật để trở thành “cao thủ” Gmail” sẽ hướng dẫn bạn từ các thủ thuật cơ bản nhất cho đến các thao tác dành riêng cho những bậc thầy về Gmail.
Bài đầu tiên dành cho các bạn sơ nhập: đai trắng. Nếu bạn chỉ nhận vài e-mail mỗi ngày, và cảm thấy bối rối, thì đây là bài viết dành cho bạn.
1. Dùng ngôi sao (star) để đánh dấu đặc biệt
Hãy dùng các ngôi sao để đánh dấu rằng một số thư là quan trọng, hoặc là đánh dấu thư bạn cần phải trả lời.
Nếu muốn có nhiều tùy chọn hơn, bạn có thể dùng Superstars trong Gmail Labs.
2. Trả lời bằng cách chát
Trước khi trả lời thư, bạn hãy kiểm tra ở phía dưới xem người gửi có đang trực tuyến hay không. Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách nhấp vào “Reply by chat” để nói chuyện trực tiếp thay vì gửi thư qua lại.
3. Tổ chức e-mail với nhãn
Nhãn (label) kiêm luôn vai trò của thư mục (folder), ngoài ra bạn có thể gán nhiều nhãn khác nhau vào một e-mail. Gán các nhãn có màu sắc rực rỡ cho những e-mail quan trọng sẽ giúp bạn dễ dàng nhận ra chúng.
4. Dọn dẹp hộp thư đến bằng lệnh “Move to”
Bạn có thể dùng nút “Move to” để lấy một e-mail ra khỏi hộp thư đến, đồng thời gán nhãn. Thao tác này giống như chuyển thư vào một thư mục trong các dịch vụ e-mail khác.
Nếu bạn có nhiều nhãn, chỉ cần gõ vài kí tự đầu và chức năng auto-complete sẽ tìm cho bạn tên đầy đủ.
5. Tìm kiếm, thay vì sắp xếp
Thay vì sắp xếp thư theo ngày tháng hoặc theo người gửi, bạn chỉ cần nhập vài từ khóa trong ô tìm kiếm để tìm ra e-mail mong muốn. Chức năng này hoạt động giống như chức năng tìm kiếm của Google, thí dụ để tìm các e-mail có chữ “shopping”, chỉ cần gõ từ này trong ô tìm kiếm và nhấp Search Mail.
Bạn có thể tham khảo thêm 10 thủ thuật tìm kiếm trong Gmail.
6. Dùng Archive để dọn dẹp mà không cần xóa
Gmail cho bạn nhiều GB để lưu trữ, do đó bạn có thể giữ lại tất cả những gì bạn muốn.
Nếu xóa e-mail (chuyển vào thùng rác), thư của bạn sẽ bị xóa sau 30 ngày. Tuy nhiên, khi dùng chức năng Archive (lưu trữ), thư của bạn sẽ biến mất khỏi hộp thư đến, nhưng vẫn tồn tại mãi mãi. Bạn có thể tìm lại những thư này trong All Mail, hoặc dùng chức năng tìm kiếm, hoặc gán nhãn.
Tính năng lưu trữ này cũng giống như chuyển các thư cũ vào một phòng chứa khổng lồ, và không cần quan tâm đến việc dọn dẹp.
7. Chuyển thư và số địa chỉ của e-mail trước đây
Nếu bạn mới chuyển sang dùng Gmail, bạn có thể nhập (import) các thư cũng như sổ địa chỉ từ các dịch vụ trước đó, bao gồm Yahoo!, Hotmail và rất nhiều nhà cung cấp khác.
Hãy vào Gmail Settings, chọn thẻ “Accounts and Import” để bắt đầu. Ngoài ra, bạn còn có tùy chọn chuyển thư từ địa chỉ cũ sang địa chỉ Gmail trong 30 ngày tới, đủ để thử nghiệm Gmail song song với địa chỉ cũ.
8. Thêm hương vị với theme
Bạn có thể cá nhân hóa hộp thư đến với hơn 30 tùy chọn khác nhau. Hãy vào Settings, đến thẻ Themes và chọn một sắc thái (theme): các sắc thái tự nhiên, sắc thái thay đổi theo thời tiết và nhiều lựa chọn khác.
9. Cùng hợp lực chống thư rác
Người dùng Gmail đóng một vai trò quan trọng trong việc chặn thư rác. Khi bạn thông báo (report) một thư rác, hệ thống sẽ nhanh chóng tiếp thu và chặn các thư tương tự. Càng có nhiều thông báo, hệ thống sẽ càng thông minh hơn.
Để thông báo thư rác, bạn chỉ việc nhấp nút Report Spam.
Thủ thuật chống thư rác đã kết thúc phần 1: đai trắng. Các bạn có thể tải về cả 45 thủ thuật (bằng tiếng Anh) được trình bày gọn trong 2 trang A4 rất đẹp tại đây.
10. Nói chuyện mặt đối mặt
Bạn đã biết cách chát trong Gmail ở bài trước. Nhưng được nghe tiếng nói của đối phương thì thú vị hơn nhiều so với các câu chữ khô khan (dù đó là chữ “lol”). Bạn có thể sử dụng dịch vụ chát video (hoặc chỉ voice, nếu không có webcam) được Google giới thiệu cuối năm ngoái.
11. Dùng Tasks như một danh sách việc cần làm
Thêm mục mới vào danh sách các công việc của bạn bằng cách nhấn vào Tasks (công việc) dưới Contacts (danh bạ) ở bên trái màn hình, hoặc bạn có thể chuyển đổi e-mail thành nhiệm vụ bằng cách nhấp vào trình đơn More Actions và chọn “Add to Tasks”.
Bạn cũng có thể truy cập danh sách công việc của bạn từ ĐTDĐ tại địa chỉ www.gmail.com/tasks.
12. Dùng bộ lọc để kiểm soát thư đến
Thiết lập bộ lọc để tự động gán nhãn, lưu trữ, xóa, đánh dấu sao, hoặc chuyển tiếp một số loại thư đến nhất định.
Bạn có thể tạo một bộ lọc dựa trên một e-mail có sẵn bằng lệnh “Filter messages like this” ở phần “More actions”, sau đó chỉnh lại các thông số.
13. Đánh dấu e-mail quan trọng bằng nhãn màu
Bạn có thể thiết lập bộ lọc để các e-mail của người nào đó (hoặc về các chủ đề nhất định) tự động được gán các nhãn màu. Bằng cách đó, bạn có thể xem nhanh danh sách thư mới bằng cách nhìn vào các màu sắc.
14. Gửi email từ điện thoại
Sử dụng Gmail for mobile để đọc và gửi e-mail ở mọi nơi, hoặc sử dụng dịch vụ IMAP miễn phí của Gmail để đồng bộ với ứng dụng e-mail của điện thoại. Chỉ cần vào www.gmail.com bằng điện thoại để bắt đầu.
15. Xem trước tập tin đính kèm
Nếu mới dùng Gmail, bạn có thể không để ý đến tính năng này. Gmail cho phép bạn xem trước tập tin đính kèm mà không cần tải về máy và mở bằng một chương trình riêng biệt. Chỉ cần nhấp vào “View” hoặc “View as HTML” để xem trước trong một cửa sổ mới.
16. Tránh gửi hớ với Undo Send
Không ít lần bạn nhấp nút “Send” quá sớm? Hãy tự cho mình vài giây ân huệ bằng tính năng Undo Send trong Labs. Bạn sẽ có cơ hội sửa đổi e-email và gửi lại.
17. Thông báo trạng thái của bạn
Gmail cũng có thông báo trạng thái (status) như là Yahoo! Messenger hoặc Facebook. Hãy ghi thông tin gì đó trong ô Chat, có thể là một câu đùa, một liên kết hoặc đơn giản là ghi chú bạn không ngồi trước máy tính.
18. Không bao giờ quên đính kèm nữa
Bạn phát hiện ra mình quên gửi tập tin đính kèm ngay sau đi vừa nhấp nút “Send”, hoặc tệ hơn là hôm sau mới nhớ ra? Tính năng Forgotten Attachment Detector trong Labs có thể sẽ giúp ích cho bạn, nhất là khi bạn viết e-mail bằng tiếng Anh.
19. Trả lời tự động
Bạn đi nghỉ phép và không thể trả lời e-mail trong vòng 30 phút như thường ngày? Chức năng Vacation responder sẽ giúp bạn gửi một thông điệp cho người gửi khi bạn đang trong kì nghỉ.
Chức năng này có trong mục General ở phần Settings.
20. Một hình ảnh bằng nghìn lời nói
Nếu bạn không tìm ra từ ngữ để diễn tả tâm trạng, hãy dùng các biểu tượng cảm xúc (emoticon). Thư viện biểu tượng của Gmail khá phong phú và biểu cảm. Ngoài ra, bạn có thể bật chức năng Extra Emoji trong Labs để có thêm nhiều biểu tượng khác.
21. Lưu ghi chú trong bản nháp
Chức năng Nháp (draft) rất tuyệt vời để lưu các ghi chú mà bạn dùng đến thường xuyên. Chỉ cần soạn thư mới, gõ hoặc dán ghi chú vào và lưu lại (nút Save Now).
0 comments:
Post a Comment
Mời bạn cùng góp ý ở đây nhé !